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前台总机接听电话礼仪

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如果你的职位就是负责酒店前台的总机接听,那么你们知道自己要注意什么礼仪吗?下面是本站为大家准备的前台总机接听电话礼仪,希望可以帮助大家!

前台总机接听电话礼仪

基本要求

声音清晰、态度和蔼、言语准确、反应迅速。

声音的要求

酒店电话员的声调、语言、热情、快捷以及他个人的知识等是促进未来客人是否决定在该酒店下榻的重要因素。

1.声音亲切、明快

接电话时应提倡运用富有人情味的声音,运用带笑声音与对方通话。亲切、明快的声音使对方感到舒服,感到满意。有人称电话小姐是“微笑大使”,她们通过自己的声音在公众和酒店之间架起友好的桥梁。可见,通话时充分调动一切语言修辞手段是树立酒店良好形象、与公众建立良好关系的有效手段。

2.语气自然、注意措辞

酒店员工在表达时,要注意语气的自然流畅,心平气和,礼貌有加。

3.音量适中

音量要适中,不要过高,亦不能过低,以免客人听不清。采用愉快、自然的声音,速度以适应对方速度为宜。

4.声调自然

声调要自然、清晰、柔和、亲切,不要装腔作势

接听电话的礼仪

1.“三响之内”接听

所有来电话,务必在三响之内接听,以充分体现酒店的工作效率。如果故意延误,提起听筒以后还照常和周围的人闲扯,把发话人搁在一边,这是不允许的。

2.先问好,再报单位,再用问候语

这样可以避免搞不清身份和拨错电话的麻烦。

3.避免用过于随便的语言

热情、修辞恰当的语句是电话回答成功的一半,因而不要用非正规的非专业化以及不礼貌的词语。

4.电话接线要迅速准确

下榻在酒店的客人所接转的电话都要迅速准确。另外,不许误传客人的信件或电话留言,一定要做到认真、耐心、细心。通话时,听筒一头应放在耳朵上,话筒一头置于唇下约5厘米处,中途若需与他人交谈,应用另一只手捂住听筒。

5.注意聆听

在客人讲完之前不要打断也不可妄下结论,对听不清楚的地方,要复述客人的话,以免搞错。听电话时要注意礼貌,仔细聆听对方的讲话,要把对方的重要话进行重复和附合。

6.做好记录

若是重要的事,应做记录。记录时要重复对方的话,以检验是否无误。然后应等对方自己来结束谈话,如果电话上定不下来,可告知对方待请示领导后,再通电话决定。

7.通话完毕

通话结束时,应说“谢谢您!”。通电话以对方挂断电话方为通话完毕,任何时候不得用力掷听筒。

打电话的礼仪

1.说话要直截了当

员工在打电话时,要直对着话筒说话,嘴唇与话筒相距125px为宜,使用正常的语调,说话直截了当,开门见山。

2.做好准备工作

电话簿、常用电话号码、日历、记录本以及笔全部应放在便于拿到的位置。拨电话之前,员工应做好各项准备,如各种表格、数据、图表和有关内容。

3.礼貌接听电话

打电话的人只能根据自己听到的声音判断对方对自己的态度,热情友好和及时地招呼对方是最基本要求。

4.礼貌中断电话

如果员工在通话过程中务必离开一下,他应该请发话人等待一下或请对方再挂电话来。如果对方愿意等待,应告知对方他的电话没有挂断,并轻轻放下话筒。

5.礼貌转接电话

员工只有在确信电话所转对象能向发话者提供帮助时,才能将电话转过去,应告诉发话人要将电话转接并解释为什么要转接的理由。

6.礼貌地结束电话

员工在结束电话时,应使用恰当的结束语,以对发话人表示感谢,或对自己未能提供帮助表示歉意,应让发话者先挂电话,以免对方有什么误解。