善于运用缩略词和缩略语。
在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然.
1. 表示时间的词:在具体钟点后面加上am或者pm来表示上午或者下午.例如:
8:00am 表示上午八点. 4:25pm 表示下午四点二十五分.
9:20pm 表示晚上九点二十分
2.一些大型国际性组织的名称：也可以其英文全程首字母的大写来表示。例如:
WTO (World Trade Organization) 代表世界贸易组织
UN (United States) 代表联合国
ISO (International Standard Organization) 代表世界标准化组织
3.一些电器用品也有自己的缩略词表示方法。如:
TV (Television) 电视机 CD (Compact Disk) 激光唱片机
HDTV(High-Definition television) 高清电视
VCD(Video Compact Disc) 视频高密光盘
4.国际贸易术语就是一种缩略语。在商务往来信函中使用,简单明了。如：
CAF=Cost And Freight（…named port of destination）成本加运费（……指定目的港）
DAF=Delivered At Frontier (d place) 边境交货（…指定地点）
当然，我们不能只求简洁而滥用缩略词和缩略语，因为它们的产生和运用都有一定的文化背景，是使用英语的国家的人们在长期的使用过程中为了使用方便而总结和形成的，并不是所有的缩略词和缩略语人们都熟悉和了解。所以，在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟悉的缩略词和缩略语，可以使得信函更加简洁明了。但是，如果使用一些不常用的，只会使自己的信函变得生涩难懂，给自己的商务伙伴带去麻烦。