首先，要创建一个工作进度表，这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面：
1、邀请的贵宾及确认其成行；
2.舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成；
3.文书工作、会议资料的准备；
4.房间分配表；
5.用餐（餐标、菜单、主桌、台卡）；
6.交通安排；
7.各项工作的负责人及联络方式；
8.支付各项定金的时间表；
9.表演者的邀请及确认；
10.礼品、胸花、指示牌、胸卡；
11.会务照片及录像资料的制作和赠送。
在检查准备工作的时候，关键点是：围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。在客户年会上让赞助商抢了风头就得不偿失了。在结算环节，关键是在活动进行过程当中，要事先指定专人在酒店的每个消费场所签单确认。比如自助餐的用餐人数、用车的时间及里程、洗衣及长途电话费、上网费、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费、会议茶歇的人数等等。一般而言，酒店的各项预定都有保证人数的要求，在预计人数的5-10％以内，酒店是可以灵活处理的。总结报告的内容应该包括此次活动是否达到了预期目的，预算执行情况、对会务代理的服务评价、不足和建议。
会议接待流程
一.会前：
1.与我社洽谈
2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会
议预案书给会议方
3.确定方案，签订合同，预付定金。
二.会中
1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆
放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6.会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7.会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三.会后
1.结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。