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思想明確。寫信是和別人溝通思想，交流信息，商量事情，協調行動，只有意向明確，態度誠懇，才能使別人易於理解自己，信任自己。專用書信也要意向鮮明，情詞懇切，力戒態度曖昧、言不由衷的浮詞套語。
敍述清楚。寫信時所述事情都要清楚明白，切不可轉彎抹角，寫得晦澀難懂。專用書信更應敍説明白。交待清楚，讓對方能充分了解，便於做出決定。
內容具體。各類書信在敍述事情、提出要求、回答問題時，一定要寫得具體、確切，儘可能詳盡。一些條款式的專用書信，有幾條寫幾條，也要具體、明確。
語言得體。寫信所用語言、語氣要視不同的對象、用途和內容而異。
