資訊是現代社會的寶貴資源，隨著社會的發展進步，資訊的價值將不斷飈升。正如世界著名未來學家阿爾溫·托夫勒預言："誰掌握了資訊，控制了網路，誰就掌握了整個世界。"資訊時代的到來，給我國祕書工作既帶來難得的發展機遇，又遇到嚴峻的挑戰，迫切要求現代祕書必須努力提高資訊素養，學會利用資訊技術開展祕書工作，以提高為領導工作服務的效率和質量。
一、資訊素養是資訊化社會對人類提出的新要求
（一）資訊素養概念的產生和發展
資訊素養概念的醞釀始於美國圖書檢索技能的演變。1974年，美國資訊產業協會主席保羅·澤考斯基率先提出了資訊素養這一全新概念，並解釋為："利用大量的資訊工具及主要資訊資源使問題得到解答問題時利用資訊的技術和技能。資訊素養概念一經提出，便得到廣泛傳播和使用。首先是在教育領域。1983年，美國資訊學家霍頓提出要在教育部門開設資訊素養課程，以提高人們對電子郵政、資料分析以及圖書館網路的使用能力。日本學者增田米二認為，教育要迎接資訊化社會的挑戰，唯有實施資訊素養教育。與此同時，世界各國的研究機構紛紛圍繞如何提高資訊素養展開了廣泛的探索和深入的研究，對資訊素養概念的界定、內涵和評價標準等提出了一系列新的見解。1987年資訊學家Patrieia Breivik將資訊素養概括為一種瞭解提供資訊的系統並能鑑別資訊價值、選擇獲取資訊的最佳渠道、掌握獲取和儲存資訊的基本技能。1989年美國圖書館協會（ALA）下設的"資訊素養總統委員會"在其年度報告中對資訊素養的含義進行了重新概括："要成為一個有資訊素養的人，就必須能夠確定何時需要資訊並且能夠有效地查尋、評價和使用所需要的資訊。"1992年，Doyle在《資訊素養全美論壇的終結報告》中將資訊素養定義為：一個具有資訊素養的人，他能夠認識到精確的和完整的資訊是做出合理決策的基礎，確定對資訊的需求，形成基於資訊需求的問題，確定潛在的資訊源，制定成功的檢索方案，從包括基於計算機和其他資訊源獲取資訊、評價資訊、組織資訊於實際的應用，將新資訊與原有的知識體系進行融合以及在批判性思考和問題解決的過程中使用資訊。
我國對資訊素養問題的研究起步較晚。近年來，教育、科技、文化等領域奮起直追，取得了可喜的成果。鍾啟泉、王吉慶教授全面分析研究了資訊時代對教育工作提出的挑戰和機遇，對教師資訊素養提出了一系列新的見解。他們認為，資訊素養是"一種可以通過教育所培育的，在資訊社會中獲得資訊、利用資訊、開發資訊方面的修養與能力。"這個見解豐富了對資訊素養的研究，也在一定程度上反映了我國在該研究領域的主流思想。
（二）資訊素養概念產生的巨大影響
資訊素養概念的產生，使人們對自身現有的素質結構、學習方式、文化傳統等開始了審慎反思。伴隨著這些思考，許多符合資訊時代發展的新思想觀念和行為方式相繼產生，併成為人們普遍追求的亮點。
1、強化了人們的資訊意識。長期以來，人們的資訊意識不強有種種原因，對資訊概念理解的不同以及對資訊與資訊素養的關係認識不清是主要原因之一。資訊概念在學術界至今為止還沒有一個統一的可為各界接受的定義。比如1948年，美國貝爾電話實驗室的科學家夏農（Shannon）從通訊的角度提出，資訊是"不確定性的減少或消除"。1950年，控制論的創始人維納把資訊概念界定為"控制系統進行調節活動時，與外界相互作用、相互交換的內容。"20世紀80年代以來，有學者把資訊同物質和能量一起，看作是自然界的三大基石，我國學者沙蓮香就認為："資訊是物質和能量在時間、空間上具有一定意義的影象集合或符號序列。"不難看出，對資訊的理解仁者見仁、智者見智，在一定程度上影響了人們資訊意識的確立。資訊素養概念的提出和應用，客觀地要求人們必須首先對資訊這個基礎性概念有清晰的把握。筆者認為，夏農對資訊概念的定義，更符合資訊活動的目的，更具有實際的應用價值。資訊素養作為一個複合概念，它既包含對資訊概念本身的理解，也包含對整個資訊活動的認識和把握。從這個意義上說，資訊素養概念的提出，促進了人們對資訊概念的理解和把握，極大地強化了人們的資訊意識。
2、促進人們終身學習。資訊素養概念的提出，使人們對傳統的學習問題提出了質疑。隨著美國未來學家阿爾溫·托夫勒《第三次浪潮》、世界軟體大王比爾·蓋茨《未來之路》、MTI媒體實驗室主任尼葛洛龐帝《數字化生存》等書籍的出版，反映出一個新的時代--資訊時代已經悄然來臨。歐盟委員會的一份名叫《走向知識化的歐洲》的檔案已把知識、資訊與素質作為一個密不可分的整體。在資訊時代和知識經濟的大背景下，新的學科不斷湧現，"資訊爆炸"說明現代社會的資訊量在飛速增長。有資料顯示，全世界傳遞的資訊量以每天近百億資訊單元的速度遞增，並以15%-20%的加速度不斷髮展。近30年來，人類生產的資訊已經超過過去5000年的資訊量的總和。英國技術預測專家詹姆斯·馬丁也做出了同樣的結論：人類的知識在19世界是每50年翻一番，20世紀初是每10年翻一番，70年代是每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。知識與資訊伴隨著商品頻繁地更新換代。在這種時代背景下，一方面，人們的知識更新越來越快，學校中學習的知識過不了多久就可能陳舊無用；另一方面，"資訊超載"問題也日益嚴重。終身學習正是在這種大背景下提出來併為人們所逐步接受的。終身學習在一定意義上講就是對資訊的持續吸收和應用；它所要求的"通過一個不斷的支援過程來發揮人類的潛能"，很大程度上也是指學習者要具備良好的資訊素養。正因為終身學習與資訊素養有如此密切的關係，所以資訊素養概念一經提出和引進，便很快得到教育、科技、文化界的強烈反響，普遍認為良好的資訊素養是進行終身學習的基礎和條件。