xx年12月6日上午，協會管理層召開xx年12月份工作會議，由祕書長老山羊主持，參與人員有理事會xx、xx、看花、xx、監事長無為、人力資源部羅萊、宣傳部冬妹、助學組春雨。與會人員確認了10月份的工作計劃（已另文釋出），並就一些工作流程細節進行了討論和重新確認。會議議題紀要如下：
一、 協會辦公室輪值機制
每週六、日下午14:30~17:00值班，由各部門負責一天，迴圈輪流。
二、活動備用金和報賬制度
1、各部門和各組領取活動備用金1000元，每月的第2、4周的週末進行報賬。
2、超過1000元的活動，需填專案審批表(附策劃書)，交祕書處稽核。
3、專案通過後，由祕書處通知其填<領款單>；憑領款單到出納處領款。
4、專案完成後，需在報賬時將明細、發票、收據交到財務部審計。
三、月計劃制度
管理層工作會議，祕書長主持每月月底召開，對協會工作進行當月總結和次月計劃；同時執行季度總結、半年總結、全年總結制度。
四、和協會合作開展公益活動的流程
由祕書處聯動所屬組（助學組、兒童組、敬老組、公益組）進行對接和評估，然後提交理事會，通過後由祕書處協調所屬組進行實施。
五、管理人員發放志願者補貼
管理人員（部門負責人、直屬服務組組長）奉獻了大量的時間和精力用於管理和策劃組織，象徵性補助交通、通訊費，是協會人性化管理的一種體現。經理事會商議，部門負責人、直屬服務組組長每月補貼100元，12月份開始實施。
六、協會章程的修改流程
祕書處負責就不合理條款進行廣泛意見徵集，形成最終暫行辦法提交理事會，理事會通過後按暫行辦法運作。每年開會員大會審議通過後，15天內報業務主管單位審查同意，社團登記管理機關核准後生效。
xx市xx義工協會
xx年12月8日